KPI-mittarit – Mitä ne ovat ja miksi ne ovat tärkeitä?

Nykyään iso osa kaikesta yrityksen tekemisestä on mitattavissa. Tämä tarkoittaa sitä, että pysyäksesi mukana alati muuttuvassa ja tiukentuvassa kilpailussa, tulee sinun määrittää toimintaasi ohjaavia mittareita. Tällöin puhutaan Key Performance Indicator - eli KPI-mittareista. Tässä blogissa käymme läpi, mitä KPI-mittarilla tarkoitetaan ja miksi niiden asettaminen on yritykselle tärkeää. Lisäksi käymme läpi, miten valita juuri oikeat mittarit ja millaisia työkaluja voi mittareiden seurantaan käyttää.

Mitä KPI-mittarilla tarkoitetaan?

KPI-mittarilla (Key Performance Indicator) tarkoitetaan suorituskyvyn tai tehokkuuden avainmittaria. KPI-mittarin avulla voidaan seurata toiminnan tehokkuutta ja tavoitteiden toteutumista. KPI-mittareita on monenlaisia ja ne voivat vaihdella eri yrityksissä ja toimialoilla. Mittareiden tarkoituksena on osoittaa, kuinka tehokkaasti yritys saavuttaa itselleen asettamia tavoitteita ja kehitytäänkö niiden eteen työskentelemisessä oikeaan suuntaan.   

KPI-mittareita on eri tyyppisiä ja niillä voidaan mitata eri asioita, riippuen tavoitteistasi. Ne voivat liittyä esimerksi taloudellisiin tuloksiin, asiakastyytyväisyyteen, henkilöstöhallintoon tai toiminnan tehokkuuteen. Lisäksi erilaisia KPI-mittareita voidaan käyttää eri tasoilla organisaatiossa: strategisella tasolla, operatiivisella tasolla ja jopa yksittäisten työntekijöiden suorituksia arvioitaessa. 

Esimerkkejä eri tyyppisistä KPI -mittareista:

• Tulokseen perustuvat mittari: esimerkiksi myynnin tai liikevoiton kasvu prosentteina.
• Operatiiviset mittarit: esimerkiksi toimitusajan pituus tai varaston kiertoaika. 
• Asiakastyytyväisyysmittarit: esimerkiksi NPS (Net Promoter Score), joka kertoo asiakkaiden kokemuksen yrityksestä ja millä todennäköisyydellä he suositelevat sitä muille.
• Markkinointimittarit: esimerkiksi konversioprosentti verkkosivuilla. 
• Henkilöstömittarit: esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuus, sairauspoissaolojen määrää ja koulutuspäivien määrä. 

KPI -mittarit markkinoinnissa

Markkinoinnissa on erityisen tärkeää käyttää mittareita, sillä ne tarjoavat mahdollisimman objektiivista tietoa muun muassa kampanjoiden ja muiden toimenpiteiden tehokkuudesta. Ennalta sovitut mittarit auttavat myös tulosten vertailussa, joka antaa hyvää suuntaa siitä, toimiiko markkinointi halutulla tavalla ja ollaanko menossa oikeaan suuntaan.  

Markkinoinnin KPI -mittarit auttavat yritystä optimoimaan markkinointistrategioita, kohdentamaan resursseja oikein ja varmistamaan, että markkinointi tukee liiketoiminnan tavoitteita. Mittareiden avulla voidaan myös reagoida nopeasti muutoksiin. Lisäksi mittarit mahdollistava sen, että markkinoinnin tulosten viestiminen on selkeämpää ja tehokkaampaa, sillä ne tarjoavat konkreettista ja mitattavaa tietoa. Mittarit tekevät raportoinnista ymmärrettävämpää sekä sisäiselle tiimille että sidosryhmille. 

Yleisimpiä markkinoinnin KPI-mittareita ovat esimerkiksi: 

1. Konversioprosentti: Kertoo, kuinka suuri osa esimerkiksi verkkosivustolle tai kampanjaan tulleista tekee toivotun toimenpiteen, kuten ostoksen tai rekisteröitymisen.  
2. Asiakkaan elinkaarenarvo: Arvioi, kuinka paljon tuloja asiakas tuo yritykselle koko asiakassuhteen aikana. 
3. Liidien määrä: Mittaa, kuinka monta potentiaalista asiakasta on osoittanut kiinnostusta yrityksen tuotteita tai palveluita kohtaan. 
4. Hinta per liidi (CPL): Laskee, kuinka paljon markkinointi maksaa keskimäärin yhden liidin hankkimiseksi.  
5. Uusien asiakkaiden määrä: Mittaa, kuinka monta uutta asiakasta yritys on saanut esimerkiksi tietyn ajanjakson aikana.  
6. Markkinointiin sijoitetun pääoman tuottoaste eli tuottoprosentti (ROI): Mittaa markkinointiin sijoitettujen rahojen tuoton, eli kuinka paljon tuloja saadaan suhteessa kuluihin.  
7. Hakukonesijoitukset: Kertoo, kuinka hyvin yrityksen verkkosivut sijoittuvat hakukoneiden hakutuloksissa.  
8. Myynnin kasvu: Mittaa myynnin lisääntymistä tietyn ajanjakson aikana.  

Digimarkkinoinnin ammattilaisemme auttavat sinua oikein KPI-mittareiden löytämisessä

Miksi yrityksen on tärkeää asettaa itselleen KPI-mittareita? ​

Teknologian kehitys on mahdollistanut yrityksille eri liiketoiminta-alueiden hyvinkin tarkan mittaamisen. Tämä on johtanut siihen, että dataa on tarjolla yllin kyllin ja tämä johtaa yrityksessä helposti siihen, että statistiikkaa, tunnuslukuja, analytiikkaa yms. seurataan ymmärtämättä sitä mitä ne tarkoittavat ja miten niihin pystytään vaikuttamaan. Tarpeellisen tiedon tunnistamisesta on tullut entistä haastavampaa. Sen vuoksi on erityisen tärkeää tehdä päätöksiä, siitä mitä mitataan ja miksi.  

Oikein valitut KPI -mittarit auttavat yritystä: 

• Tunnistamaan ongelmakohdat ja mahdollisuudet liiketoiminnan kehittämiseksi. 
• Selkeyttämään tavoitteet ja toimintasuunnitelmat kaikille organisaation tasoille, mikä parantaa sisäistä viestintää ja tehokkuutta.
• Reagoimaan nopeasti mahdollisiin ongelmiin ja parantamaan toimintaa oikea-aikaisesti. 

Miten valita juuri sinun yrityksellesi oikeat KPI-mittarit?​

Mikä toimii joissain toisessa yrityksessä ei välttämättä toimi sinun kohdallasi. Yritykset ottavat usein käyttöön ne mittarit, jotka muilla samalla alalla menestyneillä yrityksillä on käytössä ja odottavat, että niillä päästään toivottuihin tuloksiin. Todellisuus on kuitenkin usein päinvastainen. Mittarit tulee määrittää siten, että ne palvelevat juuri sinun yrityksesi yksilöllisiä tavoitteita. 

1. Määritä yrityksesi ylätason tavoitteet.

Ylätason tavoitteet ovat yleensä laajoja ja kattavia, ja ne voivat liittyä esimerkiksi liiketoiminnan kasvuun, kannattavuuteen tai markkina-asemaan. 

2. Valitse mittarit ylätason tavoitteisiin nähden ja aseta niille tavoitetaso.

Jos ylätason tavoitteesi on kasvattaa esimerkiksi mainonnan kannattavuutta, voidaan tätä arvioida esimerkiksi ROI-mittarilla (Return on Investment) mainoskampanjoille. ROI mittaa mainoskampanjan tuottoa suhteessa siihen käytettyihin kustannuksiin. Esimerkiksi, jos mainoskampanja tuottaa 1000€ myyntiä ja sen kustannukset ovat 200€, ROI olisi (1000 – 200) / 200 * 100 = 400%.

3. Tarkastele ja määritä, mitä eri osa-alueiden täytyy tehdä ylätason tavoitteiden saavuttamiseksi. Valitse näille osa-alueille omat mittarit.

Mieti, mitkä kaikki tekijät yrityksen toiminnassa vaikuttavat määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseen. Jos siis ylätason tavoitteesi on mainonnan kannattavuuden parantaminen, olisiko esimerkiksi verkkokaupan konversioprosentissa parantamisen varaa? Mitä mitattavia toimenpiteitä voidaan tehdä esimerkiksi konversioseurannan saralla, jotta prosentti lähtee kohoamaan?  

4. Varmista, ettei mittareita ole liikaa ja ne ovat helposti seurattavissa 

Jos mittareita on liikaa, tämä voi heikentää niiden tehokasta seurantaa ja päätöksentekoa. Liian monimutkaiset mittarit puolestaan voivat tehdä niiden seurannasta vaikeaa ja työlästä, mikä voi vähentää mittareiden tehokkuutta. Helposti seurattavien mittareiden avulla myös henkilöstö voi nopeasti ja selkeästi ymmärtää suorituskykynsä ja tarvittaessa reagoida mahdollisiin poikkeamiin tai ongelmiin.

Vaikka mittarit suunnitellaan ylhäältä alaspäin, tapahtuu niiden edistäminen itseasiassa käänteisessä järjestyksessä. Kun toimintaa ruvetaan ohjaamaan oikeaan suuntaan alatason mittareiden perusteella, siirtyvät niiden tuomat vaikutukset kohti ylemmän tason tavoitteita. KPI-mittareita valitessa on hyvä kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin: 

• Ovatko tavoitteet selkeitä, niin että tiedetään mitä kaikkea niiden saavuttamiseksi tarvitaan?
• Ovatko tavoitteet mitattavissa, jotta tiedät eteneväsi oikeaan suuntaan?
• Ovatko tavoitteet realistisia siten, että yrityksesi on mahdollista ne saavuttaa?
• Ovatko tavoitteet merkityksellisiä isommassa kuvassa yrityksen toimintaa ajatellessa?
• Ovatko tavoitteet aikataulutettuja ja niiden saavuttamisella jokin päivämäärä?

Oikeiden KPI-mittareiden valitseminen voi tuntua haastavalta, mutta yllä olevan ohjeistuksen avulla pääset kuitenkin hyvään alkuun, ja voit alkaa valitsemaan juuri niihin tavoitteisiin keskittyviä mittareita, jotka tukevat yrityksesi pitkän aikavälin suunnitelmia. Vaikka KPI-mittareita ei suositella muutettavan tai vaihdettavan liian nopealla aikavälillä, on tärkeää ymmärtää, että ne eivät ole kiveen hakattuja. Ajan myötä, yrityksesi kasvaessa ja liiketoiminnan ympäristön muuttuessa, voi olla tarpeen muokata mittareita vastaamaan tarkemmin muuttuvia tavoitteita ja strategisia painopisteitä. Mittareiden tulee olla joustavia ja sopeutettavissa niin, että ne pysyvät relevantteina ja auttavat yritystä saavuttamaan sen päämäärät tehokkaasti. 

Tarvitsetko apua markkinoinnin KPI-mittareiden määrittämisessä ja analysoinnissa?

KPI-mittareiden seuraaminen ja kehittäminen

Kun on valittu oikeat, selkeät  ja helposti seurattavat KPI-mittarit, tulee niiden toteutumista seurata säännöllisesti. Mittareiden seuraaminen tulisi olla osa päivittäistä toimintaa ja myös yksittäisen työntekijän tulisi olla mahdollista seurata oman työpanoksensa vaikutusta määritettyyn tavoitteeseen. Seurannan avulla voidaan myös arvioida, ovatko toimenpiteet tehokkaita ja auttavatko ne saavuttamaan tavoitteita.

Mittareita ei tulisi vaihtaa liian lyhyellä aikavälillä, jotta tieto olisi vertailukelpoista ja tavoitteiden toteutumista voidaan aidosti seurata. Jos kuitenkin huomataan, että valittu mittari ei toimi, tulee tällöin mittaria tietenkin vaihtaa tai kehittää. Lisäksi, jos liiketoimintasi tavoitteet ja tarpeet muuttuu, tällöin on syytä katsoa vastaako nykyiset KPI-mittarit uusia tavoitteita. 

KPI -mittareiden tärkeimmät seurantatyökalut  

Kuten mainittu, mittareiden seuraaminen on todella tärkeää. Onneksi tähän on kehitetty lukuisia työkaluja, jotka helpottavat KPI -mittareiden seuraamista ja datan analysointia. Seurantatyökalujen valintaan vaikuttavat yrityksen koko, tavoitteet ja valitut KPI -mittarit, joten työkalut seurantaan tulee valita näiden pohjalta.  

Yleisimpiä KPI- mittareiden seurantatyökaluja:  

• Dasboardit: Dashboardit tarjoavat käyttäjäystävällisen tavan seurata markkinoinnin KPI-mittareita reaaliajassa. Näissä käyttöliittymissä on usein kaavioita, taulukoita ja muita visuaalisia elementtejä, jotka tekevät mittareiden seuraamisesta selkeää ja intuitiivista. Dashboardit ovat erityisen hyödyllisiä, kun tarvitaan nopeaa ja jatkuvaa seurantaa. Esimerkkeinä hyvistä dashboardeista toimivat muun muassa Swydoo ja Funnel.io.

• Excel- taulukot: Nämä ovat yksinkertaisimpia ja edullisimpia tapoja seurata mittareita. Taulukkoihin pystyy helposti syöttämään omat mittarit ja päivittämään niitä tarpeen tullen. Excel -taulukot toimita parhaiten, kun mittarit ovat yksinkertaisia ja yritys on kooltaan pieni. 

• Pilvipohjaiset työkalut: Pilvipalvelut, kuten Google Analytics ja Salesforce, ovat suosittuja KPI-seurannan työkaluja. Näiden työkalujen etuna on niiden joustavuus ja helppokäyttöisyys – ne ovat saatavilla missä ja milloin tahansa. Pilvipohjaiset ratkaisut mahdollistavat reaaliaikaisen datan seurannan ja joustavan yhteistyön tiimien kesken, mikä tekee niistä erinomaisen valinnan dynaamiselle liiketoiminnalle. 

• Business Intelligence –ohjelmistot: Suuremmille yrityksille, jotka käsittelevät suuria tietomääriä, Business Intelligence  (BI) -ohjelmistot tarjoavat tehokkaita mahdollisuuksia. BI-työkalut voivat yhdistää eri tietolähteet ja luoda visuaalisia raporteja ja mittaristoja, jotka auttavat tekemään datasta helposti ymmärrettävää ja käytettävää päätöksenteon tueksi. 

Yhteenveto

KPI-mittareita luodessa tulee niiden päämäärät ja esittäminen toteuttaa organisaation yksilöllisten tavoitteiden ja toimintatapojen kautta. Jotta mittarit toimivat tehokkaasti, tulee niiden tukea niin ylätason tavoitteita kuin henkilöstön jokapäiväistä toimintaa.

Pelkät hienot mittarit ja visuaalit eivät kuitenkaan riitä vaan on tärkeää implementoida yhteinen toimintasuunnitelma, jonka avulla haluttuihin maaleihin päästään. Kun KPI-mittarit ja niille laaditut toimintasuunnitelmat ovat selkeitä sekä läpinäkyviä, tekee se toiminnasta tehokkaampaa ja viestinnästä helpompaa.

KPI-mittarit ovat yksittäinen väline organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Mittareita tulee analysoida ja niiden tarpeellisuutta yrityksen toiminnassa kyseenalaistaa. Kun organisaatio kehittyy, tulee KPI-mittareiden kehittyä sen mukana.